メール送受信（メール）のマナーまとめ

　　メールの本文：

1.Email本文は簡潔で要を得て、行文は通順である

もし相手があなたを知らないならば、第1件は自分の身分を説明すべきで、名前あるいはあなたが代表する企業名は相手に対する尊重を示すために通報しなければならなくて、点呼の身分は簡潔に要約しなければならなくて、最も良いのは本メールと相手と関係があって、主要な機能は受信者がメールの意味をスムーズに理解するためです。頭がなくてはいけない。他の人はあなたが誰なのか知らないのに最後まで見なければならない。しかし、あまり多くてはいけません。一部の連絡先のような本文とは関係のない情報は署名ファイルに表示されなければなりません。

Email本文は物事を簡潔に説明しなければならない。具体的な内容が確かに多い場合は、本文は要約の紹介だけをして、それから個別にファイルを添付ファイルとして書いて詳細に説明しなければなりません。

本文の行文は通順で、簡単な語彙と短文を多用し、正確ではっきりした表現をしなければならない。あなたのメールを読むためには、他の人にスクロールバーを引かせないほうがいい。決して唐僧を学ばないでください。

2.Emailの論述口調に注意する

受取人と自分の熟絡の程度、等級関係によって、メールは内と外の性質の違いに対して、相手の不快感を起こさないように適切な語調を選んで論述します。

相手を尊重して、どうぞ、ありがとうなどの言葉はよく出てきます。

メールは簡単に他人に転送されるため、他人の意見に対するコメントは慎重で客観的でなければならない。「メールゲート」は深い教訓だ！

3.Email本文は1234のようなリストを多用し、明確にする。

物事が複雑であれば、1、2、3、4のいくつかの段落を明確に説明することが望ましい。段落ごとに短く長くないようにしてください。段落のない長い話をじっくり見る時間はありません。

4.一回のメールで完全な情報を渡す

1回のメールで関連情報をすべてはっきり言って、正確に言ったほうがいい。2分後に「補足」や「訂正」などのメールを送らないようにすると、反感を買うことになります。

5.スペルミスや誤字をできるだけ避け、スペルチェックの使用に注意する

これは他人への尊重であり、自分の態度の表れでもある。英語のEmailであれば、スペルチェック機能をオンにしたほうがいいです。中国語のEmailであれば、ピンイン入力法があなたに与える弱智同音の別字に注意してください。

メールを送る前に、自分でよく読んで、行文が通じているかどうか、スペルに間違いがないかどうかをチェックしなければなりません。

6.重要な情報を合理的に提示する

大文字、太字斜体、色フォント、サイズを大きくするなどの手段で情報を提示してはいけない。合理的なヒントは必要ですが、多すぎるヒントはポイントを掴めず、閲覧度に影響を与えます。

7.絵、表などの形式を合理的に利用して説明を補助する

技術的な紹介や議論の性質を持つメールの多くは、単純に文字形式では説明が難しい。グラフに合わせて説明すれば、受信者はあなたの思いやりをほめてくれるに違いありません。

8.何かにつけて使わない：）などの笑顔の文字は、ビジネスレターの中では浮薄に見える

BusinessEmailはあなたのラブレターではありません。だから:)などは慎重に使ったほうがいいです。今-:)など、確かにリラックスした雰囲気を強調する必要がある場合にだけ使用してください。

　　メール添付ファイル：

1.メールに添付ファイルがある場合は、本文内で受信者に添付ファイルを表示するように指示する

2.添付ファイルは意味のある名前で命名し、添付ファイルの内容を要約でき、受信者がダウンロードして管理しやすいようにすることが望ましい

3.本文中で添付ファイルの内容について簡単に説明し、特に複数の添付ファイルがある場合

4.添付ファイルの数は4つを超えてはならず、数が多い場合は1つのファイルに圧縮しなければならない

5.添付ファイルが特殊形式ファイルの場合、本文で開き方を説明しているため、使用に影響を与えない

6.添付ファイルが大きすぎる（2 MBを超えてはいけない）場合、いくつかの小さなファイルに分割してそれぞれ送信しなければならない。

　　メール言語の選択と漢字コード：

1.必要なときだけ英文メールを使う

英語のメールはコミュニケーションのツールであり、英語のレベルを誇示したり鍛えたりするためのものではありません。受信者の中に外国人がいる場合は、英語のメールでコミュニケーションする必要があります。受信者が他の国や地域の華人であれば、英語でのコミュニケーションも採用しなければなりません。中国語のコードの問題があるため、あなたの中国語メールは他の地域では文字化けした天書として表示される可能性があります。

2.相手の習慣を尊重し、自分から英語のメールを発信しない

もし相手とあなたのメールのやり取りが中国語を採用している場合は、英語のメールを彼に送信しないでください。もし相手が英語のメールを送ってきても、ダサい中国語で返事をしないでください。

3.情報量が豊富なメールや重要なメールには、中国語を使用することをお勧めします。あなたの英語表現レベルや受信者の誰かの英語理解レベルに問題があることを保証するのは難しいが、メールに関連する問題の解決に影響を与える。

4.見やすいサイズとフォントを選ぶ

中国語は宋体または新宋体、英語はVerdanaまたはArial字型、サイズは5番または10番字でよい。これは、オンライン閲覧に最適なサイズとフォントであることが証明されています。

珍しい書体や斜体を使わないで、背景の便箋、特に公務メールを使わないほうがいいです。

内容を強調するためにサイズを大きくしすぎないで、スクロールバーを引くのは面倒なことです。小さすぎてもいけないし、気を使って目を痛めてもいけない。

　　メール最後の署名：

各メールは最後に署名しなければならないので、相手は送信者情報をはっきり知ることができます。あなたの友人は送信者からあなたを認識するかもしれませんが、あなたの友人のためにこのような仕事を設計してはいけません。

1.署名情報は多すぎるべきではない

電子メールメッセージの最後に署名ファイルを追加する必要があります。署名ファイルには、名前、役職、会社、電話、ファックス、住所などの情報を含めることができますが、情報は行数が多すぎてはいけません。一般的には4行を超えてはいけません。必要な情報を載せるだけで、相手がより詳細な情報を必要とすれば、自然に連絡してくれます。

座右の銘や会社のキャッチフレーズなど、署名の一部としてフレーズを引用することができます。しかし、受取人の対象と場合を区別するには、必ず適切に覚えておく必要があります。

2.署名ファイルを1つだけ使用しない

対内、対私、熟知した顧客などのグループへのメールのやり取りは、署名ファイルを簡略化すべきである。あまりにも正式な署名ファイルは、相手と疎遠に見えることがあります。OUTLOOKに複数の署名ファイルを設定し、柔軟に呼び出すことができます。

3.署名文書の文字は本文の文字と一致し、文字化けしないように簡体字、繁体字または英語を選択しなければならない。フォントサイズは通常、本文のフォントより少し小さいものを選択してください。