La Gestion Et Le Classement Des Dossiers De L'Entreprise De Gestion De Documents

Quelqu'un a dit que, comme la gestion de documents de ranger sa chambre, même de manière ordonnée, leur utilisation confortable.

Mais, vous avez essayé de trouver un trombone? De la racine d'un entrepôt d'un désordre? Seulement attendre a rencontré un problème, on peut apprécier l'importance de la gestion de documents??

, n'est pas un simple en plusieurs dossiers, quelques le nom de fichier karaoké.

Afin de nous permettre de trouver des fichiers rapide, de classification de documents de dimensions multiples est indispensable.

Pour les solutions existantes, grâce à l'étiquetage de division et de dossier de fichiers est disposé, est le plus fréquent et de gestion efficace.

• Un système de dossier,

Parce que nous avons utilisé pour rechercher des informations à l'oeil nu, alors des informations de nombre de bandes dans la classification et le nombre de chacun doit être en équilibre, et le moins possible.

Sont disposés dans l'ordre le dossier de claire, la conception d'un arbre de classification efficace de sous - et pas plus de quatre couches emboîtées.

Le dossier de la classification, devrait, en principe, sont divisés en catégories selon le type de document, une grande quantité de documents, sur la base de la date, des objets de classification de niveau 2.

Pour que chaque document électronique archivé puisse trouver un répertoire unique et le plus court.

Le nom de répertoire peut être constitué en fonction de l 'objet de service et des informations de date.

Dans le même temps, il serait préférable que le classement des dossiers soit conforme aux principes suivants:

Principe MECE - les catalogues sont aussi indépendants que possible (mutually - exclusive) sans chevauchement et tous les catalogues sont aussi complets que possible (agrégatively - 13 \ \ 10 \ \ exhaustive) pour garantir l 'intégrité de leur contenu.

Assurez - vous que les limites des différents catalogues soient claires et précises.

Dans la mesure du possible, il est possible d 'éviter que le même document ne se trouve dans des catalogues différents et d' éviter autant que possible qu 'un document ne soit placé nulle part.

La répartition des fichiers doit être aussi uniforme que possible lorsqu 'elle est complètement épuisée.

Deux.

Principe de commodité - la structure du catalogue doit être adaptée à ses propres usages et accessible.

Trois.

Principe de stabilité - le catalogue dans son ensemble devrait être relativement stable et ne changera pas souvent.

Quatre.

Principe de sécurité - la classification des répertoires doit faciliter la gestion des compétences.

Le nom ne doit pas être précipité.

Un.

Facile à comprendre - les noms doivent être faciles à comprendre et à utiliser le plus possible des mots éloignés.

Deux.

Afin d'éviter de répéter, éviter de nom de fichier entièrement ou partiellement en chevauchement avec d'autres répertoires de niveau supérieur.

3.

Symboles des symboles spéciaux de normalisation, essaie de ne pas l'utiliser.

Pour des symboles spéciaux, de la nécessité d'harmoniser l'utilisation de sens, par exemple "&" dudit connecteur, "@ 'représente un répertoire en cours de traitement.

4.

Le nombre de tri - pour la structure de répertoire dans un ordre spécifié dans le nom de fichier numérique supplémentaire avant / heure / numéro de numéro de série.

Pour les fichiers temporaires, de préférence un dossier temporaire dans la position appropriée, facile à stocker divers

.

Les fichiers dans le dossier temporaire doit être régulièrement nettoyés.

Le dossier de fixation à toutes sortes de la nécessité de préserver, de la retenue de garantie n'est pas nécessaire de supprimer immédiatement.

Système d'étiquetage · ·

Comme nous nous en remettons généralement à la recherche d 'informations, plus les moteurs de recherche sont détaillés.

Le sens de l 'étiquette est de permettre au moteur de recherche d' obtenir le plus d 'informations possible et de localiser rapidement le fichier.

Le nombre d 'étiquettes peut être illimité, l' étiquette de chaque document doit être aussi longue et détaillée que possible et les informations qu 'il contient doivent être plus précises.

Ne vous inquiétez pas, l 'étiquette est utilisée pour la recherche et non pour la visualisation.

Il convient toutefois de noter que les étiquettes doivent être aussi uniformes que possible et que la recherche doit être plus précise.

La différence entre le système d 'étiquetage des documents et le système de fichiers réside dans le fait que le système de fichiers est classé en fonction de la logique de la connaissance (par exemple, i) des fichiers d' entreprise, ii) des fichiers d 'entreprise, généralement des structures arborescentes, en mettant l' accent sur l 'objet et l' archivage des documents;

Les systèmes d 'étiquetage sont classés en fonction de la nature des connaissances (contrats, paramètres du produit, etc.) et sont généralement des structures plates qui mettent l' accent sur la classification et l 'extraction des documents.

L 'étiquette de fichier correspond à une caractéristique physique du document, qui peut être un certain nombre de mots clefs pour le contenu intégral, la date de création ou de modification du document, le type de document, la description du document, etc.

Un fichier peut posséder une ou plusieurs étiquettes différentes, chaque étiquette pouvant présenter des informations de connaissances uniques.

Grâce à des étiquettes de fichiers détaillées, nous pouvons localiser rapidement et précisément les différents fichiers nécessaires sur la base d 'un répertoire de base des dossiers, sur la base des informations que nous connaissons.

Le nom de l 'étiquette du document devrait également être conforme aux principes de désignation susmentionnés, mais il pourrait être plus complet et plus détaillé.

Le même fichier peut ajouter plusieurs catégories d 'étiquettes différentes.

La gestion de documents peut nous aider à améliorer l'efficacité, la promotion de la réserve et faire des documents de connaissances.

Pour moi, les gens sont toujours peut varier en fonction des préférences personnelles, des habitudes d'utilisation de documents de la Division.

Mais si dans une entreprise, tu as du temps pour diviser le fichier, j'ai utilisé pour diviser le fichier de type; tu QQ pour le pfert de données pour pférer des données de courrier électronique, j'ai utilisé, il est inévitable que la gestion inefficaces, le travail devient compliqué.

Description et unifiée pour système de gestion de document apporte à l'entreprise de la valeur réelle.